L’élément sécurité devient toujours plus important au sein d’une entreprise, et par là l’installation de sécurité également.

Votre installation de fermeture correspond t-elle encore au stade actuel de l’évolution technique ? La société KESO expose les modes de planification et de réalisation d’une installation de fermeture au sein d’une entreprise dans son manuel sur la sécurité. En voici un extrait.

Les erreurs

Il vaut la peine de réfléchir à la façon d’empêcher qu’une clef ne tombe à notre insu dans des mains indésirables. Les erreurs sont le plus souvent commises par ce que:

  • des clefs sont confiées à des collaborateurs sans inscription correspondante et remplacées sans autre en cas de perte;
  • des clefs passes sont remises alors que cela ne serait pas nécessaire vu la fonction du collaborateur;
  • les clefs ne sont pas toujours récupérées d’un collaborateur: la communication laisse à désirer entre le département des ressources humaines et celui de l’administration des clefs;
  • des clefs de grande importance sont emportées après le travail pendant le week-end ou les congés et traînent sans surveillance;
  • les clefs égarées ne sont pas annoncées, parfois pendant plusieurs jours, alors qu’elles sont peut-être munies du nom de la société.

Le contrôle exhaustif sur l’ensemble des clefs de la société représente la base de chaque système de sécurité. Quiconque n’assure pas pleinement ce contrôle néglige les besoins de son entreprise en matière de sécurité. Aucun système d’alarme, aucun type de protection de bâtiment ou d’équipement, ni aucune porte blindée, pas plus que la serrure la plus sophistiquée, ne peuvent remplir leur fonction sans un aménagement minutieux des installations de fermeture et une gestion rigoureuse et transparente des clefs.

Les objectifs

  • Délimiter clairement les domaines de fermeture.
  • Ne permettre l’accès aux locaux ou à certains entrepôts qu’aux seules personnes autorisées.
  • Règlementer clairement les tâches, responsabilités et compétence relatives à la gestions des clefs dans son ensemble, en passant par le processus décisionnel lors de la perte d’une clef.
  • Garantir une administration transparente des clefs. Une application de logiciel appropriée doit être utilisée à cet effet.
  • Responsabiliser les collaborateurs par rapport aux conséquences et aux risques inhérent à un comportement négligent lié aux clefs confiées, lesquelles doivent être conservées avec soin et immédiatement annoncées en cas de perte. Des contrôles périodiques du nombre de clefs doivent en outre avoir lieu régulièrement.

Relevé de la situation globale des clés et cylindres.

La durée de vie d’une installation de fermeture varie de 15 à 20 ans. A cet égard, la fréquence de verrouillages/déverrouillages joue un certain rôle (et donc le nombre de clefs distribuées). Le degré d’usure des clefs et cylindres doit être examiné. Il ne sert à rien de remplacer des cylindres usagés par des nouveaux au sein de l’installation existante. En effet, les anciennes clefs ne sont plus compatibles avec les cylindres de remplacement. L’inverse est également vrai. Les nouvelles clefs sont difficilement compatibles avec les anciens cylindres. Avec le temps, tous les éléments ont été transformés et c’est pourquoi de tels remplacement ne sont pas de bon investissements. En conclusion, il vaut mieux remplacer toute l’installation en cas d’usure avance des clefs ou des cylindres.

Vérification des fonctions organisationnelles.

Une installation de fermeture doit aussi être utilisée comme un instrument organisationnel. Il convient donc de vérifier dans quelle mesure la structure de fermeture en place correspond encore à l’organigramme de la société. Si l’installation satisfait encore aux critères définis ou si ce préalable n’est que d’ordre  secondaire en bon état peut encore être utilisée après contrôle des points suivants. Dans le cas contraire, il est recommandé d’investir dans une nouvelle installation de fermeture structurée.

Vérification de l’inventaire des clefs.

Sil manque un exemplaire, il faut vérifier s’il convient de modifier des verrous dans les domaines de fermeture correspondants. Dans l’éventualité où il n’est pas possible de procéder à des extensions de verrous ou si l’opération serait trop onéreuse (en cas de perte la clef passe), ou encore au cas où les pertes ne peuvent pas être acceptées pour des raisons techniques, il est alors également nécessaire de remplacer toute l’installation de fermeture.

Aménagement d’une nouvelle installation de fermeture.

Il est conseillé respecter la marche à suivre ci-dessous dans le cadre de l’aménagement d’une nouvelle installation de fermeture.

  • L’administrateur des clefs est désigné et chargé de la mise eau point et de la gestion continue de l’administration des installations de fermeture et des clefs.
  • Le concept de fermeture est élaboré, avec, pour base, l’organigramme de la société et les chefs techniques, et éventuellement de concert avec le chef du gardiennage, les différents domaines de fermeture sont insérés dans l’organigramme en question. Les fermetures communes (accès) doivent être déterminées en concertation avec les chefs de département concernés. Le concept de fermeture achevé et finalisé est alors soumis à la direction pour examen et approbation.
  • L’ensemble des objets de fermeture sont recensé dans un formulaire d’enregistrement en procédant à un tour complet de l’établissement. En cette occasion, les transformations à effectuer sont identifiées et les mesures exactes enregistrées. En même temps, la fonctionnalité des portes des sorties et voies se secours sera vérifiée. L’on en profite pour établir quelles portes, armoires et issues ne doivent plus être verrouillées. Ls cylindres en place sont désormais démontés et dotés de poignées sphériques, au moment de la mise en place de la nouvelle installation. Les interrogations demeurant sont à notifier.
  • Les références des objets fournies sont enregistrées par le fournisseur, grâce au logiciel d’administration. Ces relevés servent tout d’abord à la préparation de la commande et, plus tard à l’administration des installations de fermeture.
  • Sur la base du concept de fermeture mis au point, les objets de fermeture sont attribués à chaque position de fermeture.
  • Le nombre de clés requises est déterminé en accord avec les différents départements, en veillant à limiter ce chiffre par groupe de clefs au maximum.
  • Les outils d’administration (locaux sûrs, ordinateurs personnels, imprimantes, applications informatiques, dépôts de clefs  et de réserves pour nouveaux cylindres, formulaires, anneaux de sécurité, numéros d’identification, etc) doivent être préparés
  • Des dépôts appropriés pour les clefs particulièrement importantes doivent être installés, afin que ces dernières ne puissent être empruntées sans contrôle. Les doits et les devoirs des détenteurs de clefs doivent être définis.
  • Les textes et l’amnégement des formulaires de quittance, des justificatifs et des listes sont rédigés. Ces textes décrivent également quels sont les droits et les devoirs des divers détenteurs de clefs. La version finale doit petre soumise au service juridique pour examen et approbation.
  • La commande auprès de la fabrique est dressée par le fournisseur et l’installation de fermeture est ainsi commandée.